In 6 stappen een factuur

Voor de goederen of diensten die u aan klanten hebt geleverd, stuurt u een factuur. Dit is een belangrijk visitekaartje van uw bedrijf. Uw factuur moet er niet alleen goed uitzien, hij moet ook voldoen aan een flink aantal wettelijke eisen. Er zijn verschillende manieren om een factuur te maken. U kunt zelf aan de slag in Word of Excel of kiezen voor een onlineprogramma. Er zijn diverse factuurprogramma’s op de markt die makkelijk en snel werken. Online factureren is minder foutgevoelig en de verplichte gegevens staan al op de juiste plek.

Stap 1: vind de eerste betalende klant

Zonder klanten geen facturen en zonder facturen geen omzet. Klanten zijn belangrijk voor uw bedrijf. Maar waar vindt u ze? Hoe zorgt u ervoor dat ze voor uw bedrijf kiezen en niet voor concurrerende partijen? Wij geven u wat tips.

Begin met het definiëren van de doelgroep. En start met zoeken in uw eigen netwerk. Deze mensen weten wie u bent en gunnen u een goede start. Promoot uw bedrijf ook op social media. Zo kunt u in een mum van tijd een flink online bereik krijgen.

Stap 2: let op belangrijke gegevens

De eerste klussen stromen binnen en u gaat uw eerste factuur sturen. Let er goed op dat alle verplichte gegevens op de factuur staan. Niet alleen uw bedrijfsgegevens en die van uw afnemer staan op de rekening, maar ook uw btw-nummer en KvK-nummer zijn verplichte gegevens. Als uw factuur niet voldoet aan de wettelijke eisen, dan kan dat vervelende gevolgen hebben voor uw klanten.

Wat is verplicht

Stap 3: bereken uw btw

Naast uw btw-nummer, bedragen inclusief en exclusief btw is het ook belangrijk te vermelden welk btw-tarief u hanteert voor de in rekening gebrachte goederen. Dit is namelijk verplicht volgens de factuurvoorwaarden van de Belastingdienst. In Nederland hebben we te maken met verschillende tarieven: algemeen 21% en verlaagd 6%. Verkoopt u goederen of diensten aan of in het buitenland, dan geldt het 0% btw-tarief, mits u in het bezit bent van het btw-nummer van de klant. Meer over de verschillende tarieven voor producten en diensten leest u hier.

Stap 4: bepaal uw betalingstermijn

U ziet het op iedere factuur: de betalingstermijn. Die verschilt nogal per bedrijf. Uw betalingstermijn bepaalt u in principe zelf, maar de rijksoverheid stelt daar wel regels aan. Als contractueel niets anders is vastgelegd, moet er binnen 30 dagen worden betaald. Hoe langer de termijn, hoe groter de kans dat betalingen worden uitgesteld of vergeten. Tip: verstuur uw facturen digitaal en voeg een betaallink toe voor een extra snelle betaling. In diverse factuurprogramma's is al een iDeal-koppeling opgenomen.

Stap 5: maak een professionele factuur

Een mooi vormgegeven factuur draagt bij aan de professionaliteit van uw bedrijf. Maakt u zelf een ontwerp? Zorg ervoor dat de factuur past bij de huisstijl en uitstraling van uw onderneming. Gebruik geen kleuren en lettertypes die u anders ook niet gebruikt. Maak de factuur overzichtelijk en gebruik niet te veel tekst. Het te betalen bedrag mag best vetgedrukt staan, lekker duidelijk! Personaliseer de factuur door uw logo toe te voegen. Dat vergroot de herkenbaarheid bij uw klanten.

 

Stap 6: de bewaarplicht

De Belastingdienst mag tot 7 jaar terug uw gegevens opvragen. Dit betekent dat u verplicht bent om uw verstuurde facturen zo lang te bewaren. Wanneer u online factureert, bespaart dat een flinke berg papieren rompslomp. Uw online-facturen kunt u gemakkelijk bewaren. Lokaal op uw computer of veilig in de cloud. Dan zijn uw facturen ook bij brand, diefstal of computercrash veilig. En altijd en overal beschikbaar.

Meer over bewaarplicht